Sau khi đã giới thiệu về kỹ năng xây dựng niềm tin ở bài trước, sau đây, 4sv xin tiếp tục chia sẻ với các Mentor về kỹ năng thứ 2: Actively Listening – lắng nghe chủ động.

Theo bản năng, chúng ta có thể lắng nghe hàng trăm từ mỗi phút nhưng sự mất tập trung khiến chúng ta chỉ ghi nhớ và hiểu chưa tới một nửa. Và điều này sẽ dễ khiến các Mentor mắc sai lầm khi đưa ra lời khuyên cho Mentee. Vì vậy, đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng nhằm giúp các Mentor hiểu được câu chuyện mà Mentee muốn chia sẻ và phân tích được tính cách cũng như cách suy nghĩ của Mentee để từ đó có thể đưa ra lời khuyên chính xác và có giá trị nhất. Hơn thế nữa, 4sv tin rằng việc lắng nghe chủ động còn thúc đẩy Mentee chia sẻ một cách cởi mở hơn với bạn vì họ biết rằng người Mentor ngồi đối diện họ đang tập trung và thấu hiểu tất cả những điều mà họ nói. Điều này sẽ khiến cuộc trò chuyện của bạn và Mentee thật sự có ý nghĩa cũng như đạt được hiệu quả nhất định mà không lãng phí thời gian của cả 2 bên.

Vậy lắng nghe chủ động là gì?

Khác với việc nghe thụ động – bạn chỉ nghe mà không ý định phản hồi hay cố gắng hiểu hết câu chuyện bằng tất cả sự tập trung của bạn. Nghe chủ động là một quá trình mà Mentor không chỉ chú ý đến Mentee mà còn thể hiện những dấu hiệu cả ngôn ngữ và phi ngôn ngữ để Mentee biết được rằng bạn thật sự đang lắng nghe họ nói. Kỹ năng này đòi hỏi bạn không chỉ tập trung nghe những gì Mentee đang nói mà quan trọng hơn đó là để hiểu toàn bộ thông điệp được truyền đạt.

Và làm thế nào để lắng nghe chủ động?

Dưới đây là 5 kỹ thuật để rèn luyện khả năng lắng nghe chủ động mà 4sv đúc kết được trong quá trình trò chuyện với các Mentee cũng như tham khảo thêm từ kinh nghiệm của các anh chị Mentor và Advisor khác.

1. Tập trung vào cuộc trò chuyện

Mentor không nên cho phép bản thân bị phân tán bởi bất cứ thứ gì khác đang diễn ra xung quanh bạn hoặc vội vã đưa ra những lời phản biện, lời khuyên khi Mentee đang nói. Mentor cũng không nên thể hiện rằng bản thân đang cảm thấy nhàm chán và mất tập trung vào câu chuyện. Bởi lẽ, tất cả những điều này sẽ khiến Mentor không thể lắng nghe và hiểu được Mentee.

Hãy dành cho Mentee một sự tập trung hoàn toàn, không để bị phân tán bởi bất cứ thứ gì. Và dưới đây là vài gợi ý giúp Mentor tập trung vào câu chuyện

  • Gạt bỏ tất cả những suy nghĩ khiến bạn mất tập trung và ngoài lề câu chuyện.
  • Đừng để những suy nghĩ phản biện xuất hiện trong đầu bạn. Hãy cố gắng nhìn nhận vấn đề theo cách của Mentee để hiểu suy nghĩ của họ.
  • Tránh bị phân tán tư tưởng bởi các yếu tố môi trường. Mentor đừng nên để bị mất tập trung bởi những gì diễn ra xung quanh và cũng đừng nhìn vào đồng hồ hay điện thoại.
  • Quan sát và “nghe” ngôn ngữ cơ thể của Mentee. Hãy tập trung vào ngôn ngữ cơ thể để hiểu rằng Mentee đang cảm thấy lo lắng, tức giận hay bất an trước vấn đề đang gặp phải.
  • Nếu cảm thấy đặc biệt khó khăn khi tập trung vào điều Mentee đang nói thì hãy cố gắng nhẩm lại trong đầu những gì bạn đã nghe được. Cách này sẽ giúp Mentor củng cố lại nội dung của câu chuyện và duy trì sự tập trung

2. Thể hiện rằng bạn đang nghe

Không gì hữu hiệu hơn việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ của bạn để khẳng định rằng bạn đang lắng nghe Mentee một cách chăm chú.

Mentor nên ngồi thẳng hoặc nghiêng một chút về phía trước để tỏ rõ sự chú ý của mình. Điều này sẽ giúp Mentee hiểu rằng bạn đang tích cực lắng nghe và mong muốn họ chia sẻ nhiều hơn.

Mentor nên thường xuyên giao tiếp bằng mắt trong suốt buổi trò chuyện.  Giao tiếp bằng mắt với Mentee sẽ thể hiện sự tự nhiên và khích lệ Mentee chia sẻ. Hãy đảm bảo ánh nhìn đó nhẹ nhàng, không quá cứng nhắc và đáng sợ. Hãy nhìn thẳng vào Mentee khi họ đang chia sẻ nhưng đừng nhìn chằm chằm. Thỉnh thoảng hãy đưa mắt nhìn phạm vi xung quanh để Mentee đỡ căng thẳng. Hãy giữ việc giao tiếp bằng mắt ở mức độ mà bạn và Mentee đều cảm thấy thoải mái.

Việc gật đầu và mỉm cười cũng rất tích cực và phát tín hiệu đến Mentee rằng bạn đang rất lắng nghe họ. Không chỉ có vậy, bằng cử chỉ đơn giản này, Mentor cũng thể hiện được sự đồng tình với quan điểm của Mentee, đồng thời cho thấy bạn thích nội dung đang được chia sẻ.

3. Đưa ra phản hồi

Khi Mentee dừng nói, bạn có thể phản hồi ngắn bằng cách tóm tắt ngắn gọn nội dung bạn vừa nghe. Hãy diễn giải lại nội dung đó bằng cách diễn đạt của bạn. Điều này sẽ giúp Mentor hiểu được cuộc trò chuyện này có ý nghĩa gì. Trong khi đó, Mentee cũng có thể có cơ hội làm sáng tỏ vấn đề khi thấy bạn không hiểu rõ điều gì đó. Mentor có thể dùng những câu như “Vậy ý bạn là…” hay “Điều này có nghĩa là…” hoặc “ Vấn đề mà bạn gặp phải là…”.

Bên cạnh đó, Mentor cũng nên đặt câu hỏi để thể hiện sự quan tâm của bạn hoặc để làm rõ vấn đề hơn. Bằng cách đặt câu hỏi, Mentee sẽ thấy được rằng bạn đang thực sự quan tâm tới những gì họ chia sẻ và thực sự đang lắng nghe. Tuy nhiên, Mentor chỉ nên đặt câu hỏi khi Mentee tạm ngừng nói để tránh làm gián đoạn suy nghĩ của họ. Mentor có thể thể hiện sự quan tâm của mình bằng cách hỏi thêm thông tin chi tiết như “Bạn đã nghĩ gì lúc đó?”, “Bạn gặp vấn đề này từ khi nào?”, …

Và trong suốt buổi trò chuyện, Mentor đừng quên dùng những từ gợi mở sự chia sẻ như “à, ừm, anh/chị hiểu rồi, vậy hả, thật sao, thú vị thật đấy …” để khuyến khích Mentee chia sẻ.

4. Trì hoãn các phán xét

Mentor nên giữ cho đầu óc cởi mở, thoải mái và đợi cho Mentee trình bày xong ý kiến rồi mới đưa ra ý kiến phản bác hay suy nghĩ của mình. Bạn đừng cố gắng đưa ra những giả định về những gì Mentee đang suy nghĩ.

Ngắt lời người khác sẽ lãng phí thời gian, như thể bạn đang muốn chống lại Mentee, đồng thời làm giảm khả năng bạn có thể hiểu được toàn bộ câu chuyện. Ngay cả khi Mentee bất đồng quan điểm với bạn, hãy đợi họ nói xong rồi mới đưa ra ý kiến bảo vệ quan điểm của mình. Họ sẽ cảm thấy như ý kiến cá nhân của họ được tôn trọng. Vì vậy, Mentor nên lưu ý rằng đừng vội vàng đưa ra lời khuyên hay nhận xét mà hãy đợi đến khi Mentee trình bày hết vấn đề của họ và xin lời khuyên của bạn.

5. Phản ứng một cách hợp lý

Lắng nghe chủ động là một hình mẫu thể hiện sự tôn trọng và thấu hiểu lẫn nhau. Vì thế, Mentor nên giữ cảm xúc và phản ứng một cách phù hợp. Mentor nên thẳng thắn, cởi mở và chân thành trong phản ứng. Khi chia sẻ quan điểm của bạn, hãy lịch sự và giữ thái độ ôn hòa. Đừng nghĩ rằng bạn đang cho Mentee một lời khuyên đắt giá và họ buộc phải làm theo mà chỉ nên nghĩ đơn giản rằng bạn đang gợi ý cho Mentee cách giải quyết vấn đề mà bạn nghĩ là phù hợp. Và điều quan trọng nhất là hãy lắng nghe Mentee theo cách mà bạn muốn họ lắng nghe bạn.

Các điểm cốt lõi cần nhớ

4sv hiểu rằng trở thành một người lắng nghe chủ động đòi hỏi rất nhiều sự quyết tâmtập trung của Mentor. Vì vậy hãy nhắc nhở bản thân thường xuyên rằng mục tiêu của bạn là để hiểu thực sự những gì Mentee đang nói. Hãy gạt sang một bên tất cả các suy nghĩ, hành vi và chỉ tập trung vào câu chuyện mà Mentee đang truyền tải. Hãy tập trung vào cuộc trò chuyện và đừng quên thể hiện rằng bạn đang lắng nghe. Hãy đặt câu hỏi, xem xét và diễn đạt lại để đảm bảo rằng bạn hiểu vấn đề. Nếu không thì khi đó bạn sẽ nhận ra điều mà Mentee nói với bạn và điều mà bạn hiểu hoàn toàn trái ngược. Bên cạnh đó, hãy tạm gác lại những lời nhận xét hay phản bác để đợi cho đến khi Mentee nói xong và hãy luôn giữ một thái độ ôn hòa đúng mực. 4sv tin rằng với tất cả những điều này, cả Mentor và Mentee đều sẽ có những buổi trò chuyện cực kì thú vị.

Hẹn gặp lại các Mentor trong Kỹ năng Mentoring, Phần 3: Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch phù hợp

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *