Tiếp theo chuỗi bài viết về những kỹ năng mà Mentor cần có, sau đây, 4sv sẽ chia sẻ với các bạn về kỹ năng thứ 3: Set goals & building capacity (đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch phù hợp).

Sau khi đã tạo dựng được niềm tin và lắng nghe câu chuyện mà Mentee chia sẻ, việc tiếp theo mà Mentor cần làm đó là đưa ra lời khuyên cũng như thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch phù hợp để giúp Mentee tự giải quyết khó khăn của họ. Đây có thể xem là kỹ năng cốt lõi của người Mentor và có giá trị quyết định cho hiệu quả của mối quan hệ Mentorship vì thực chất, Mentee tìm đến bạn là để tìm lời khuyên cho vấn đề của họ. Và chỉ khi xác định được những mục tiêu rõ ràng, Mentor mới có thể tìm những phương pháp để giúp Mentee tự mình đạt được những mục tiêu đó. Ngoài ra, Mentee cũng sẽ tự tin hơn khi đã biết rõ khả năng đạt được mục tiêu. Khi đó, cả Mentor và Mentee đều sẽ tập trung vào những điều mình cần phải làm và loại bỏ những yếu tố không liên quan và ngăn cản cả hai đi đến với mục tiêu đã đặt ra. Điều này giúp bạn và Mentee tiết kiệm thời gian, công sức cũng như đạt được những thành tích nhất định từ mối quan hệ Mentorship này.

Vậy làm sao để có thể đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch phù hợp?

4sv tin là việc này không còn quá xa lạ với các Mentor nhưng điều quan trọng ở đây là thiết lập mục tiêu và kế hoạch sao cho phù hợp với khả năng của Mentee mà vẫn giải quyết ổn thỏa vấn đề mà họ đang gặp. Nghe có vẻ phức tạp nhưng thật ra có rất nhiều phương pháp để hỗ trợ Mentor làm được điều này. Trong đó, 4sv rất ấn tượng với phương pháp SMART do George Doran đề xuất từ năm 1981 và được một bậc thầy về quản trị là Giáo sư Peter Drucker hoàn thiện. 4sv đã thử áp dụng phương pháp này nhiều lần cho các Mentee của mình cũng như tham khảo ý kiến của các anh chị Mentor/Advisor đi trước và đều nhận được những phản hồi tích cực.

Phương pháp SMART được sử dụng khá phổ biến vì tính đơn giản mà hiệu quả của nó. Ứng dụng phương pháp này khi thiết lập mục tiêu và kế hoạch cho Mentee, bạn sẽ thấy quy trình đạt mục tiêu chỉ cần sự đúng đắn, logic, thực tế và được quản lý tốt về thời gian. Phương pháp sẽ giúp định hình và nắm giữ mục tiêu của Mentee trong tương lai; qua đó, bạn sẽ xác định những khả năng mà Mentee có thể làm được và xây dựng kế hoạch cụ thể để hiện thực hóa những mục tiêu đó.

Vậy Nguyên tắc SMART là gì?

S.M.A.R.T là tên viết tắt các chữ đầu của 5 bước:

Nguyên tắc SMART thực chất là từ ghép được ghép từ 5 chữ cái đầu của 5 từ khác nhau, mỗi từ/ chữ cái đại diện cho một tiêu chí khi bạn đặt ra mục tiêu cá nhân, bao gồm: Specific (cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu) – Measurable (đo đếm được) – Achievable/ Attainable (có thể đạt được bằng chính khả năng của mình) – Realistic/ Relevant (thực tế, không viễn vông) – Time bound/ Time based (thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra).

S – Specific

S là viết tắt của chữ Specific, Significant, nghĩa là rõ ràng, rành mạch, riêng biệt. Mentor hãy giúp Mentee xác định mục tiêu rõ ràng, chính xác nhất có thể. Mục tiêu càng cụ thể, rõ ràng càng chứng tỏ khả năng đạt được.

Nhà giáo dục học nổi tiếng Jack Canfield trong quyển sách Những Nguyên Tắc thành công cho rằng “Một mục tiêu mơ hồ sẽ cho một kết quả mơ hồ mà thôi”. Một trong những cách người ta dùng để xác định một mục tiêu cụ thể là tưởng tượng về chúng. Chẳng hạn, Mentee muốn thuyết trình tự tin và lưu loát, nhưng điều này chưa cụ thể. Hãy giúp Mentee hình dung ra buổi thuyết trình ấy sẽ như thế nào? Có bao nhiêu người ngồi xem? Trang phục của Mentee thế nào? Cử chỉ và ngữ điệu của Mentee ra sao?…
Khi Mentee càng hình dung ra rõ ràng mục tiêu của mình, họ càng biết chính xác những gì họ cần làm để đạt được nó.


M – Measurable

M là viết tắt của chữ Measurable nghĩa là đo lường được, định lượng được. Nghĩa là mục tiêu phải được gắn liền với các con số. Nguyên tắc này đảm bảo mục tiêu mà bạn đặt ra cho Mentee có sức nặng, có thể cân, đo, đong, đếm được.
4sv biết rất nhiều người thất bại vì chỉ đặt ra mục tiêu chung chung, gần như một giấc mơ mờ nhạt. Chẳng hạn, Mentee muốn có một nguồn thu nhập ổn định sau khi ra trường, thì Mentor cần phải làm rõ “ổn định” với Mentee là như thế nào? Đó là 5 triệu, 8 triệu hay 10 triệu / tháng ?

Những con số tròn trĩnh mà Mentor và Mentee cùng xác định tựa như đòn bẩy nâng tinh thần, động lực của Mentee lên cao để họ nỗ lực hết mình và đạt được điều mình muốn. Nếu không thì Mentor không những không tạo cho Mentee niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung vào mục tiêu, mà còn làm họ cảm thấy chán nản, không được khích lệ và dễ bỏ cuộc.

Mentor nên chia nhỏ con số cho từng mục tiêu, từng tiêu chí đánh giá. Ví dụ, Mentee muốn nói tiếng Anh lưu loát. Sau khi đã làm rõ (Specific) với Mentee thế nào là “lưu loát”? Bạn sẽ bắt đầu xây dựng kế hoạch bằng cách lập thời gian biểu luyện tiếng Anh cho Mentee. Theo đó, Mentee phải tự học tiếng Anh 2 tiếng/ ngày và 1 tiếng luyện nghe, 1 tiếng luyện nói. Đó là cách giúp Mentee hoàn thành mục tiêu nhanh nhất và Mentor cũng có thể đo lường kết quả sau mỗi ngày hoặc mỗi tuần.

A – Attainable

Ngoài việc phải cụ thể và đo lường được thì mục tiêu và kế hoạch bạn đặt ra phải nằm trong khả năng của Mentee – bởi với một mục tiêu cao quá có thể làm cho Mentee mệt mỏi và chán nản khi không đạt được điều đó. Những không phải vì thế mà không đặt ra những mục tiêu cao – Mentor nên giúp Mentee chia nhỏ giai đoạn và đặt ra nhiều mục tiêu nhỏ – giúp Mentee từng bước vượt qua nó để đạt được mục tiêu cao như ban đầu đã đề ra.

Ví dụ, Mentor đừng nên đặt mục tiêu cho Mentee rằng phải dành 2 tiếng để luyện nói tiếng Anh mỗi ngày trong khi hiện giờ Mentee chỉ dành 30 phút để luyện nói. Việc này sẽ quá sức với Mentee và dễ gây chán nản. Thay vào đó, hãy lập kế hoạch trong tuần 1 Mentee sẽ tăng thời lượng từ 30 phút thành 45 phút, tuần 2 tăng từ 45 phút thành 1 tiếng và cứ thứ tự như vậy sau 1-2 tháng, Mentee hoàn toàn có thể đạt được mục tiêu ban đầu của mình.

R – Relevant, realistic, reasonable

Ba chữ R này nói lên tầm quan trọng, cũng là tính thực tế hay tính hợp lý của phương án, nhằm đạt mục tiêu. Mục tiêu bạn thiết kế cho Mentee cũng không nên quá xa vời với thực tế. Mỗi mục tiêu đều phải hướng tới mục đích chung – liên quan đến mục tiêu dài hạn của Mentee để không chỉ giải quyết vấn đề trước mắt của Mentee mà còn giúp họ không phải gặp lại vấn đề tương tự.

Ví dụ như mục tiêu của Mentee là du học Mỹ. Bạn có thể đặt những mục tiêu nhỏ cho Mentee như học tiếng Anh để chuẩn bị đi du học Mỹ chứ không phải một ngoại ngữ nào khác. Hay việc tích cực tham gia hoạt động ngoại khóa, phát triển kỹ năng mềm cũng là những mục tiêu nhỏ để đạt được mục tiêu chung là Du học Mỹ thành công.

T – Time-bound hay timely

Chữ cái cuối cùng là T, chữ viết tắt của Time-bound hay timely. Yếu tố thời gian rất quan trọng vì phần lớn các mục tiêu đều nằm trong ngắn hạn. Mentor phải xác nhận điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, thời gian dự phòng và tiến độ càng chi tiết càng tốt.

Bất cứ một mục tiêu lớn nhỏ nào cũng cần được xác định một thời gian cụ thể. Nó xác lập một đường biên xác định thời điểm Mentee hoàn thành mục tiêu. Hơn thế nữa, việc xác lập thời gian cụ thể còn giúp cả Mentor và Mentee biết mình đang đi đến đâu trong cuộc hành trình và kịp thời chấn chỉnh mức độ phấn đấu. Ví dụ như mục tiêu của Mentee là đạt 800 điểm thi Toeic thì Mentor nên làm rõ với Mentee thời hạn cho mục tiêu này ví dụ như 6 tháng hay 1 năm tùy vào khả năng của Mentee (Attainable). Nếu như thời hạn là 6 tháng, Mentor nên tiếp tục chia nhỏ ra rằng sau 3 tháng luyện tập, Mentee phải đạt được 500 điểm, sau 5 tháng là 700 điểm. Bằng cách này, Mentee sẽ hoàn thành mục tiêu nhanh hơn và có kỷ luật hơn để hoàn thành mục tiêu đúng hạn.

Nói tóm lại, phương pháp xác định mục tiêu – SMART bao gồm 5 tiêu chí quan trọng: (1) mục tiêu rõ ràng; (2) có con số cụ thể để đo lường mục tiêu; (3) mục tiêu phải nằm trong khả năng đạt được của Mentee; (4) mục tiêu phải sát với thực tế và định hướng lâu dài và cuối cùng là (5) quản lý tốt thời gian để đạt mục tiêu đúng tiến độ hoặc tốt hơn cả sự mong đợi.
4sv tin rằng với phương pháp này, các Mentor sẽ giúp Mentee xác lập được một mục tiêu cũng như kế hoạch thực hiện phù hợp, cụ thể. Để từ đó Mentee có thể giải quyết được vấn đề của mình.

Hẹn gặp lại các Mentor trong Kỹ năng Mentoring, Phần 4: động viên và truyền cảm hứng

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *